13 dicembre 2023 agvs-upsa.ch – Oggi non si può più fare a meno della digitalizzazione, ed è per questo che alle officine di tutte le dimensioni si consiglia di dotarsi di un software di gestione dei documenti. Ne abbiamo parlato con Stephan Rissi, esperto di lunga data del settore e CEO per la Svizzera di Starke+Reichert, un fornitore approvato dall'industria automobilistica. Timothy Pfannkuchen


Stephan Rissi, CEO di Starke+Reichert AG. Fotos: iStock/UPSA Media; Fotomontaggio: UPSA Media

Stephan Rissi, dietro l'acronimo DMS si nascondono due prodotti diversi. Quali sono le differenze tra i software di gestione documentale e i sistemi di gestione dei rivenditori?
Stephan Rissi: I due prodotti si completano a vicenda e formano una simbiosi digitale. Il Dealer Management System funge da sistema di gestione aziendale (ERP) principale dell'officina. Il software di gestione documentale assicura che tutti i documenti siano archiviati, gestiti e controllati in un unico sistema, in conformità con la legislazione. Per evitare che l'officina debba utilizzare soluzioni isolate, il nostro DMS Starke, ad esempio, si integra perfettamente con l'ERP. L'obiettivo di entrambi i sistemi è aumentare l'efficienza dei processi quotidiani attraverso l'automazione, la gestione centralizzata dei dati e un migliore accesso a tutte le informazioni.

È davvero necessario un software specializzato per l'archiviazione e la gestione dei documenti?
Sì, perché fa risparmiare tempo e quindi denaro. Ad esempio, per le fatture dei creditori, sia per e-mail che per posta. Vengono acquisite digitalmente, timbrate, lette, archiviate e archiviate automaticamente. Questo garantisce una contabilità senza problemi nel Dealer Management System. Senza di essa, si perde rapidamente di vista il quadro generale, perché i documenti fanno parte della vita quotidiana dell'officina tanto quanto le viti: documenti relativi a veicoli, clienti, fornitori, garanzie, personale, contratti o ordini. Il fascicolo digitale del veicolo rende disponibili queste informazioni su clienti e veicoli ovunque e in qualsiasi momento.

Tutti parlano di interfacce software. A cosa devo prestare attenzione?
Le officine utilizzano molti software che spesso lavorano in modo isolato. Ciò comporta una molteplicità di memorizzazioni di dati, errori di trasmissione o interruzioni di processo, e quindi costi aggiuntivi. La chiave dell'efficienza è rappresentata da interfacce intelligenti. Il nostro prodotto offre interfacce aperte e una perfetta integrazione, ad esempio con i rinomati sistemi di gestione dei concessionari svizzeri. Il risultato è uno strumento informativo centrale.

Perché ci concentriamo sulla conformità legale?
La conformità alle norme e agli standard legali è un obbligo giuridico che protegge la reputazione di un'azienda. Trascurarlo significa esporsi a conseguenze legali e finanziarie e a una perdita di fiducia. Con SGD Starke, le officine hanno a disposizione una soluzione che non solo soddisfa i più elevati requisiti di protezione e sicurezza dei dati, ma soddisfa anche tutti i requisiti di certificazione dell'Ordinanza sulla contabilità di Olico e del Regolamento generale sulla protezione dei dati RGPD dell'UE.

In quanto piccola impresa, non pagherò per funzioni di cui hanno bisogno solo le grandi aziende?
No. Ogni azienda è unica e il nostro sistema è modulare: riceverete e pagherete esattamente le funzioni di cui avete bisogno. Adattiamo il sistema alle esigenze dell'officina, perché conosciamo le differenze tra piccole e grandi imprese. La scalabilità della nostra soluzione soddisfa le esigenze di entrambe, in modo che tutti abbiano una soluzione su misura, indipendentemente dalle loro dimensioni.

Quanto costa il corso e il servizio di assistenza?
Molti altri editori di software rendono gli utenti dipendenti da se stessi. Noi vogliamo che i nostri clienti rimangano autonomi e siano in grado di risolvere e apportare modifiche da soli. Il cliente viene coinvolto da vicino nella configurazione del sistema e ha quindi accesso al know-how necessario. La nostra formazione degli utenti è semplice e si svolge in loco. E se avete ancora bisogno di aiuto, il nostro team di assistenza è a vostra disposizione.

Naturalmente consigliate il vostro SGD Starke. Perché lo fate?
Starke-DMS è innovativo e facile da usare e si integra perfettamente nei vostri sistemi senza bisogno di costosi corsi di formazione. Il rapporto qualità-prezzo rende Starke-DMS un'opzione conveniente. Inoltre, la nostra esperienza nell'industria automobilistica garantisce che Starke-DMS sia specificamente adattato ai vostri processi. È anche importante che il nostro software sia in costante evoluzione, in linea con i desideri dei nostri clienti: siamo sempre pronti ad ascoltare. Infine, in quanto azienda a conduzione familiare, teniamo molto al contatto personale.